下面是范文网小编收集的设计院档案管理制度6篇，供大家参考。
设计院档案管理制度1
第一条设立专门的档案库房或档案柜对档案进行存放、保管，并指派专人负责，做到“专人专柜”的管理。档案管理人员应严格保守档案机密，任何人不得擅自进入档案室，以保证维护档案的完整性和安全性。
第二条档案室配备档案柜或密集架，档案上架排列应科学合理，便于查找。在排列上架时，应按照类别和保管单位的次序，自左向右，自上而下的排列，以便于管理和查找。
第三条对照片、光盘、U盘等特殊载体的.档案须配置密封盒和专门的案卷盒，按编号盒存放在防磁柜。
第四条档案室要做好防火、防盗、防光、防高温、防潮、防有害气体、防尘、防虫等“八防”工作。
第五条档案室在接收同级别人事档案托管机构或企业移交的档案后，应对移交档案进行严格检查，确保后续托管业务能顺利开展。
第六条确定接收的移交档案要办理托管协议，做好编目工作，并及时入库并及时完成档案汇总统计、登记电子档工作。
第七条各类外借档案必须严格执行档案借阅制度，在归还时要核对是否有遗漏或损害，及时放回原处。
第八条定期对库房档案进行清理、核对工作，做到帐物相符。对破损、载体变质的档案要及时进行修补或复制。
设计院档案管理制度2
一、目的
为确保员工档案资料的完整、准确、安全、私密，提高公司的管理效率，促进公司的正常运转和员工的发展，制定本制度。
二、范围
本制度适用于公司所有员工在职期间的档案资料，包括招聘、入职、培训、晋升、薪酬、员工关系等方面。
三、制度制定程序
1、本制度的制定由人力资源部牵头，经公司领导同意后颁布实施；
2、制定本制度前收集、整理相关法律法规及公司内部政策规定，充分考虑符合中国法律要求；
3、本制度的修订由人力资源部根据业务需要及时评估并提出修订意见，经公司领导同意后执行。
四、制度内容
1、员工档案的设置和管理
（1）员工档案包含个人信息、合同协议、考勤记录、绩效考核、培训证书、奖惩记录、离职资料等各种资料。
（2）人力资源部负责整理和归档员工档案，需在入职后一个月内建立员工档案。
（3）员工档案应当按照员工姓名、工号、入职时间等方式进行归档，存放于人力资源部内的安全地方，并采取防火、防水、防盗等措施。
2、员工档案信息的使用和保密
（1）员工档案资料只能在公司相关管理人员指定的人员使用，未经授权不得随意借阅、查看和复制。
（2）员工档案不得随意出借或转移，如有必要，应提前征得本人同意，并办理相关手续。
（3）员工档案涉及到个人隐私问题，应当妥善保密，除法律法规规定允许或经本人授权同意的情况外，不得泄露。
3、员工档案的保存期限及销毁
（1）员工离职或合同到期后，应当保存员工档案六个月以上，以备查阅。
（2）员工档案的保存期限应当根据法律法规规定和公司需求进行制定，且不得少于五年。
（3）员工档案根据涉密性和保密等级的高低进行分类，定期进行清理整理和销毁，销毁应当有凭有据，并经过相关部门审核。
五、责任主体及执行程序
1、人力资源部门负责员工档案的建立、整理、归档，确保员工档案的完整和准确。
2、所有管理人员有义务及时更新员工档案中的`各种资料，确保资料的真实和完整。
3、对于档案存放地点和防盗、防火、防水等安全措施的保障，人力资源部门应当进行后续跟进，确保制度的实施。
4、对于泄露个人隐私问题，人力资源部门应当指定专人进行处理，并严肃追究责任人的责任。
六、责任追究
如发现未按照制度规定进行操作、管理失职等情形时，应当按照公司制度的规定和工作流程进行处罚和追究责任。追究责任人的责任，旨在引起同事的警示和反思，从而建立全员责任意识和规范化的办公环境。
设计院档案管理制度3
第一章总则
第一条为加强对公司各类文件、档案的规范管理，确保档案保管和使用安全，提高利用效率，更好的为公司经营管理服务，特制订本制度。
第二条本制度所称的档案是指自公司成立，在建司、经营、管理工作和活动中形成的，具有备用、备查价值的各类资质证照，文书、公文、公函，合同、图纸，影像、实物等不同形式的历史记录。
第三条本制度适用于公司各部门。
第二章基本原则及管理范围
第四条档案工作的基本原则:集中统一管理公司系统档案，维护档案的完整与安全，便于各项工作的利用。
第五条根据公司现阶段管理特点制定本制度，管理范围暂不包括人事档案、会计档案和资金类档案，须由公司相应职能部门负责制定三类专项档案的具体管理办法，公司行政人事部具有监督和指导的责任。
第三章管理机构及主要职责
第六条管理模式
公司行政人事部是公司系统档案工作的主要管理部门，采取总经理直管模式，即公司档案管理人员的工作内容、业务管理和考核等工作均由公司总经理直线管理。
第七条管理范围。主要分为综合类档案和技术类档案两种。
一、综合类档案主要包括:行政文书、管理监察、经营管理、营销策划、计划管理、行政广告和销售合同、资产、声像、实物等档案;
二、技术类档案主要包括:各工程项目的开发报建、招投标和预决算档案，以及工程管理性材料、工程项目合同、施工中形成的技术文件材料和竣工技术文件等档案。
第八条重要档案基本管理要求
合同造价部、招投标采购部、总工室、工程部和营销策划部等专业性很强的'部门必须设置专门的档案室或档案柜，并设专职人员保管，其它部门根据管理需要设兼职档案管理员。
第九条档案管理部门(行政人事部)主要职责
一、贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定公司文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度，确定公司系统全宗编号原则和档案分类体系;
二、统筹规划并负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作，加强档案工作规范化、标准化建设;
三、监督落实同步归档制度，指导各部门文件材料的收集、积累、整理和归档工作;
四、维护档案的完整和安全，做好安全防范、修复和保护工作;
五、推行公司系统档案管理系统信息化建设。
第四章档案的归档、立卷和移交
第十条档案归档范围及归档时间
一、对于公司规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，向公司行政人事部移交，集中管理，任何个人不得据为己有、拒绝移交;
二、必须严格按照归档时间进行归档。如无正当理由延迟归档者，将对相关人员进行失职问责。
第十一条归档要求
一、归档专业技术要求
(一)归档的文件原则上一律为原件，凡有原件的文件，不能以复印件归档。传真纸不能直接归档，要尽量追加原件，必要时存复印件并加盖红章注明原件存放处;
(二)归档的文件材料应对照归档范围完整、准确、系统收集，工程技术类档案应符合国家有关规定。归档的文件材料种数、份数及每份文件的页数均应齐全完整;
(三)文件书写和载体材料应能耐久保存，文件材料整理符合规范。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存;
(四)声像类、实物类档案要清晰完整，符合有关规范和标准，并按归档要求提供拍摄内容、时间、背景、作者等信息。
二、相关工作要求
(一)如因工作需要不能及时归档的，应主动向公司行政人事部备案，并安排专人妥善保存，待使用完毕后立即归档;
(二)原则上，档案取得后未存档之前，部门人员不得先行使用，否则，如因此项原因导致的档案遗失、损坏等，一律对当事人和部门负责人失职问责严肃处理;
(三)新成立公司，在取得营业执照、组织机构代码证、税务登记证、公司章程和印章印模后3个工作日内，必须将上述内容的原件存公司行政人事部。
第十二条档案立卷
一、立卷原则
综合档案按性质、类别、年限、重要程度和文件材料的自然形成规律，当年立前一年的卷，并预立当年的卷。技术档案立竣工工程卷，在建工程资料要整理成册;
二、立卷时间:综合档案立卷时间为每年年末或次年年初。技术档案在该项目开发报建工作完成后立即开始立卷，该工程项目完工后45天内完成组卷工作;
三、各部门专兼职资料管理员应注重日常收集和整理，按照归档范围督促部门人员及时归档，并做好档案预立卷工作。
第十三条档案移交
一、档案对外移交要求:按照政府规定办理档案对外移交时，须上报公司总经理审批。凡政府部门批复的文件及附图，在政府有关部门需回收时，公司行政人事部须留存复印件备查。
二、公司内部移交要求:
(一)行政人事部接收档案时，应根据移交目录，与移交人共同逐页清点，双方在每一页都要签名确认。对重要、机密类的案卷，更需要仔细核对，经查验无误方可办理签收手续。(档案移交登记表格式见附表一)
(二)全部移交手续办理完毕后，移交部门和行政人事部经理均签署“同意”意见，并加盖部门印章，档案移交工作视为完成，移交中的所有记录均须存档。
三、对调出、离职等人员，在办理调离手续前，必须清还档案。没有行政人事部经理签字，不得办理调离手续。
四、电子档案管理(略)
第五章档案的利用
第十四条档案借阅基本程序
仅在档案室查阅一般数据和信息，办理普通登记手续即可，查阅重要密级资料，须按借阅管理权限呈公司总经理签字同意，且必须在档案室当场查阅后归还，不得私自带出复印。(档案查询审批表见附表二)
第十五条档案借阅事项规定
一、借阅档案必须按时归还，并及时办理清户手续。逾期无法归还应提前办理延期使用手续;(档案借阅审批表见附表三)
二、借阅档案最长应在7个工作日内归还，一次性借阅时间超过10天以上，须上报公司总经理审批;
三、借阅者必须保证原样归还所借的档案资料，而且完整无损，不得拆散、抽换、圈点、划线、涂改或作其它任何标记;
四、严格遵守保密制度，妥善保管所借档案，做到不丢失不泄密;
五、涉及根据公司领导指示开展具有查处办案性质的工作，档案、资料借阅须上报公司总经理审批各档案室即可办理;
六、新入职和未转正的员工，原则上不允许借阅档案原件。如因工作需要，须报公司总经理签字同意;
七、节假日前和工作发生变动时，必须及时归还档案;
八、借阅的档案，一旦发生损坏、丢失或失密，应立即向公司行政人事部报备，按公司规定失职问责处理;
九、密级档案材料和已立卷的文件，原则上不借出，如确因工作需要，须经公司总经理同意方可借出;
十、外单位借阅档案，应持盖有该单位公章的介绍信，写明借阅内容，经公司总经理批准，由相关部门人员带领方可借阅;
十一、实物档案一般不外借，声像档案只能以复制件提供利用。
第十六条档案资料借阅规定
一、公司绝密类的档案一律不得复制;
二、复印完毕须注明用途，根据情况加盖“再复印无效”印章。
第十七条档案密级确定与管理
公司档案密级分为绝密、机密和秘密三类。(密级事项划分表见附表四)。密级档案保管要求如下:
一、未经具备相应管理权限的领导批准，不得复制和摘抄;
二、查阅机密档案资料，只能在阅览室内查阅;
三、属于公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，必须由专人负责执行，采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由各部门负责保密;
四、须在设备完好的保险装置中保存密级档案，且档案室内门、柜应做到随开随锁;
五、档案室的档案材料要定期清查，做到帐物相符。发现失密、窃密情况，应及时报告公司总经理，查明情况严肃处理;
六、不准在私人交往、通信、网络中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密;
七、档案属下列情况之一者，不与开放利用:
(一)涉及公司商业机密;
(二)涉及公司专利或技术秘密;
(三)涉及公司员工个人隐私;
(四)档案形成部门规定限制使用。
第十八条档案统计
公司行政人事部应在每年年终对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况、档案的利用等情况进行统计。统计工作必须做到实事求是，如实反映情况，务必确保提供的数据准确，符合客观实际，不得虚报、瞒报、漏报和伪造。(档案材料归档数量统计表格式见附表五)
第六章档案的保管和鉴定
第十九条档案室设置及管理规定
一、公司应设置独立的档案室，并保证档案室安全。档案室由专人管理，无关人员一律不许进入档案室。档案管理员离开档案室要随时关好门窗，确保档案安全;
二、档案室应按照“十防”进行管理，即防光、防水、防火、防尘、防虫、防有害气体、防高温、防潮、防霉、防盗，尽可能全面妥善保管好各类档案，并定期检查、通风;
三、档案室内严禁存放与档案无关的物品，严禁吸烟，严防火灾;
四、定期对档案室进行检查，每半年进行一次全面盘查，对档案室设施、案卷数量和案卷排列、损坏情况等做好记录，发现问题及时采取措施。
第二十条档案鉴定与销毁流程
档案一经立卷、归档，未经鉴定，未报公司领导批准，任何人不得擅自销毁。档案鉴定工作由公司行政人事部经理组织，行政人事部与相关部门负责人组成鉴定小组。
一、档案鉴定要求
(一)经鉴定小组鉴定后仍无法确定其保存价值时，应继续保存至次年再进行鉴定;
(二)技术档案鉴定时，需附工程技术部门的专业意见;
(三)鉴定小组不能单纯地从保管期限、年代或名称判别其价值，要从公司利用的角度综合衡量后提出存、毁意见。
二、档案销毁规定
(一)经批准销毁的档案，由公司行政人事部负责妥善安排，不得作其它用途或当作废纸出售;
(二)销毁档案须有至少两名监销人。监销人应认真复核所销毁档案。销毁完毕须在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，监销人分别在销毁清册上签字;
(三)档案室应及时做好档案整理、检索工具调整等工作。档案鉴定过程中形成的鉴定工作申请、报告、销毁清册等材料应立卷归档、长久保存。
第二十一条档案保管期限
档案按其价值确定保管期限为永久、长期和短期等，公司各类档案具体保管期限见相关文件管理规定。
第七章奖惩规定
第二十二条公司行政人事部每半年一次对公司和各部门的档案管理工作进行全面检查，对于在档案管理过程中做出成绩和贡献，或者进步非常突出的部门或个人，整理相关材料上报公司总经理，给予相应表彰和奖励。
第二十三条罚则
一、工作不负责任，未认真贯彻执行公司及档案管理工作要求，导致档案管理工作混乱，根据实地检查情况，对于档案管理人员给予相应行政和经济处分。
(一)档案保管期限内，档案严重缺失，或因管理、使用不当，造成档案材料损坏、遗失等;
(二)未根据公司统一制度规定制定档案管理细则，导致工作流程不清晰，关键环节工作失控等;
(三)未按规定严格执行归档、借阅、移交、销毁等各项工作流程规定，未经批准，档案管理人员擅自外借档案材料等;
(四)未按照公司统一全宗编号规定编排目录，立卷归档不及时，且目录与内容严重不符等;
(五)未组织专兼职档案资料管理人员培训学习，导致公司整体管理水平偏低，各项检查严重不达标等;
(六)专兼职管理员态度不端正，工作责任心不强，未按要求管理本部门的档案资料，经检查管理混乱等。
二、因管理或使用不当，违反公司档案保密规定，造成档案(保密)信息外泄;或者未经允许，私自将档案材料抄录、复制与转借他人等情况，公司将根据情节严重性给予相应处分。
第八章附则
第二十四条本制度自印发之日起执行。
设计院档案管理制度4
一、档案库房实行专人管理，非本室人员未经许可不得进入库房。
二、档案进出库房必须坚持登记、检查、归位、销号工作。每年检查、清理一次库房内的'档案，做到收物相符。
三、随时检查档案的安全情况，做到“防火、防潮、防晒、防虫、防鼠、防霉变”等，发现问题及时处理并报告。
四、管理人员要坚持适时开窗、通风、除湿、调节等措施，保证库房内适宜的温湿度。
五、严禁在库房内吸烟、烤火、放置食品、杂物。
六、下班前应检查门窗、电灯是否关闭。
七、经常搞好库房卫生，保持清洁。柜架档案应排列整齐。
设计院档案管理制度5
第一章 总 则
第一条 为加强公司所属各开发项目的规划设计管理工作建立一套统一的产品设计标准体系打造公司高端产品品牌制定本制度。
第二条 本制度适用于公司系统全部的房地产开发项目，所属各项目须严格依照本制度执行。
第三条 公司设计部负责公司所有房地产开发项目设计的指导、服务及监督工作。
第二章 职 责
第四条 为适应公司房地产业务快速发展需要公司设立规划设计院所属各项目公司设置工程技术部或规划设计部。
第五条 公司规划设计院通过产品研发、设计执行、技术支持、协调服务、系统建设来协同各项目公司设计管理部门开展规划设计及相关各项工作。主要工作职能如下：
（一）制定公司规划设计管理相关制度编制规划设计管理过程中所需的各种表单、合同范本、任务书范本等。
（二）对公司所属项目公司上报的各类文件、报告等文件进行审核、备案。
（三）负责公司所属项目规划设计、方案设计阶段的组织实施工 作。
（四）负责实施针对公司开发项目的建筑设计标准化研发工作。
（五）对较大程度地影响项目基本指标、使用功能、外观效果、建设成本、施工周期的设计变更进行审核。
（六）参与重大工程技术问题处理方案的确定。
（七）对公司所属开发项目阶段性设计成果进行备案、评估.
（八）进行相关材料、设备、工艺选型的研究及论证参与大型物资招标技术评审工作。
（九）组织公司及项目公司设计管理相关人员的业务培训、考察等工作。
第六条 公司所属项目公司成立工程技术部或规划设计部，具体组织并落实所在公司项目的设计工作，其主要工作职能如下：
（一）配合并全程参与公司规划设计院开展的项目概念规划设计、方案设计工作。
（二）负责组织并落实项目建筑方案设计之后全部设计工作。
（三）制定并上报所属项目设计工作计划和相关产品技术要求。
（四）监督并落实后续设计单位在设计过程中的设计质量、设计进度、成本控制等方面内容。
（五）参与审核各阶段建筑设计成果。
（六）配合前期开发部门做好各项报批工作。
（七）为相关部门做好工程招标和设备招标等工作提供完备的技术支持。
（八）负责施工过程中的技术支持与设计变更处理。
（九）编写适合所在地、所在项目的设计管理相关细则并实施。
（十）对各阶段性设计成果和设计变更进行存档。
第三章 设计单位选择管理
第七条 设计单位的选择基本分为招标邀标和定向委托两种方式。原则上方案类采用招标邀标方式施工图类采用定向委托方式若存在特殊情况需报公司审批。
第八条 设计单位选择入围原则如下：
（一）入围设计单位应不少于三家。
（二）规模较大或在所属地区甚至全国范围内有较大影响力的项目的控规研究、规划设计、建筑设计、景观设计应选择国际一流、知名度高的设计机构。
（三）大型公建类项目或以公建类为主的综合类项目的规划设计、建筑设计、景观设计、室内设计应选择具有国际品牌知名度的设计机构或国内一流的设计机构。
（四）住宅类为主的大中型项目的规划设计、建筑设计、景观设计、室内设计应选择国内一流的设计机构若因政府相关部门要求或报批需要必要时也可考虑具有国际品牌知名度的设计机构。
（五）小型住宅类项目的规划设计、建筑设计、景观设计、室内设计或小型单项工程设计应选择项目所在地一流的设计机构。
第九条 招标邀标是指在标底价格确定的情况下通过设计方案比选最终确定中选设计单位的方式。定向委托是指在评判设计单位综合实力确定入围设计单位后根据入围设计单位设计报价及服务内容等情况确定中选设计单位的方式。
（一）招标邀标方式的要求：
1.规划设计主办部门应将入围设计单位选择原则及方式、拟选择设计单位资料包括设计单位资质、企业规模、相关设计业绩、设计团队人员简历报公司审批。 2.规划设计主办部门依据公司审批的入围设计单位结果开展招标邀标工作组织设计方案评审并将评审结果报公司审批最终确定中选设计单位。
（二）定向委托方式的'要求：
1.规划设计主办部门应将拟入围设计单位选择原则及方式、拟入围设计单位简介及评价报公司审批。
2.依据公司审批结果规划设计主办部门分别与入围设计单位进行对等谈判形成谈判记录并要求入围设计单位提供正式服务建议书包括设计单位资质、企业规模、相关设计业绩、设计团队人员简历、分阶段设计报价、设计计划等内容。
3.规划设计主办部门将拟定设计单位正式服务建议书、谈判记录主要合同条款报公司审批。
第十条 对于市政工程和特种行业专项设计本着项目公司主导的原则参考行业规则确定设计单位将结果报公司规划设计院审核备案。
第四章 设计过程管理
第十一条 项目设计管理过程主要包括项目前期阶段、概念规划、设计咨询、方案设计、扩初设计、施工图设计、专项设计、二次设计、设计变更以及景观、室内、机电等专项设计工作。
（一）项目前期阶段由公司规划设计院组织进行。项目前提规划条件的取得、可行性研究、项目调研、市场定位、产品定位、设计咨询等工作。
（二）概念规划设计阶段由公司规划设计院组织进行。根据项目前提规划条件以及市场、产品定位而进行的初步规划设计重点在于落实项目的地块分析总体布局基本指标产品类型、风格、档次等。设计成果报公司及董事会工程技术委员会审批。
（三）方案设计阶段由公司规划设计院组织进行。在概念规划基础上对项目进行具体的方案设计过程重点在于落实项目的总平面规划、各项经济技术指标、日照间距、交通组织、单体平立剖设计、附属用房设置、各专业系统说明、制定工程估算同时考虑结构选型、景观设计、设备选型等内容并最终通过公司及董事会工程技术委员会审批。
（四）扩初设计阶段由项目公司组织进行。在方案设计基础上对项目进行各专业配合落实过程重点在于确定各项设计技术指标、结构选型、各设备专业系统布置、主要材料设备选型、制定工程概算、同步进行各项专业设计等并将最终成果上报公司规划设计院审核后公司审批。
（五）施工图设计阶段由项目公司组织进行。在扩初设计基础上对项目进行最终指导施工的详细设计过程制定工程预算并最终完成有关主管部门审批和各项工程与材料设备招投标工作通过设计交底为项目工程建设提供所需全部条件。项目公司组织进行施工图审核公司规划设计院参与审核工作。
（六）专项设计政府限定各专业部门进行的设计内容例如供电、燃气、热力、电信、有线电视等。
（七）二次设计须由专门单位或厂家在建筑施工图基础上进一步完成的设计内容例如弱电、装修、钢结构、幕墙、门窗、电梯、雨蓬、栏杆等。项目公司负责组织进行评审邀请公司规划设计院参加。
（八）设计变更是施工过程中对原设计存在的错漏以及欠合理、欠经济的部分进行修正以保证设计的合理性、经济性。设计变更管理由项目公司负责。重大设计变更须报公司规划设计院审核公司审批。
第十二条 景观设计在建筑方案设计结束后开始后续设计过程参照建筑设计过程执行且兼顾市政各专项设计所提供的条件合理安排设计进度。
第十三条 室内设计应在建筑方案设计结束后开始在建筑施工图开始前结束。设计过程管理按建筑设计过程执行。
第十四条 设计前期阶段 规划设计主办部门配合投资管理部门完成可行性研究、项目调研、设计咨询、产品定位等内容的相关设计工作。
第十五条 概念规划设计管理
1. 概念规划设计是指在获得土地初期投资开发部门出具市场定位报告后规划设计部门会同设计单位结合政府要求的土地性质、容积率、控高等规划条件及市场定位报告综合各方因素设计出的整体概念性方案为方案深化阶段提供基础。
2. 公司规划设计院负责编制《概念规划方案设计任务书》负责对设计单位的沟通与监控负责制定设计计划负责取得各设计成果并审核负责讨论并组织方案汇报会形成成果上报公司负责公司审批意见的执行负责向设计单位传达公司评审意见。
3. 工作程序
设计院档案管理制度6
为促进中心各服务窗口档案管理规范化，制定本制度。
一、归档范围。中心各窗口办理事项过程中的有关材料以及体现受理、调查、批复、决定、送达等过程的资料、表格等。
二、归档要求。服务主体、内容合法，实施程序规范，办理时限符合规定，申请、受理、审批、决定、送达回证等资料齐全。
三、归档时间。各类申请事项办结后3个工作日内必须将相关资料归档。
四、督导检查。主管领导负责各服务窗口审批服务档案的'监督、检查。每月至少对各窗口档案归档情况进行一次全面检查，对重点窗口档案不定期进行抽查。